När man t ex. ska göra diverse massutskick av något slag där personuppgifterna är viktiga kan man spara en hel del tid genom att integrera din databas med microsoft word, och pränta ut informationen för varje person.
I detta exemplet kommer jag använda mig av en Access databas, men procedurerna är ungefär samma på alla databasr.
1) Öppna Microsoft Word och skapa ett nytt dokument. Var säker på att din databas inte är öppen/under användning.
2) I verktygsmenyn klicka på "Koppla dokument...". Du ska nu få upp en lagom stor ruta med tre steg, varav två är oklickbara.
3) Klicka på "Skapa" (bredvid den stora ettan) och välj "Standardbrev". Därefter väöjer du om du vill skapa databasdokumentet i aktivt dokument (Aktivt Fönster), eller om du vill skapa databasdokumentent som ett helt nytt dokument. I exemplet väljer jag "Aktivt Fönster".
4) Klicka nu på "Hämta data" (bredvid den stora 2:an) och välj "Öppna Källdokument".
5) Lokalisera din databas och klicka på "Öppna" (NOTERA: du måste välja "Visa alla filer *.*" för att kunna se din accessdatabas (=iaf i MSWord 2000)).
6) Välj den tabell du vill arbeta med.
7) Nu ska databasen ha automatiskt öppnat. Klicka någonstans på dokumentet, och klicka sedan på "Infoga kopplingsinstruktion". Där kan du välja det fält du vill visa. När du laggt till ett fält kommer det se ut någonting såhär: << Fältnamn >>. Du kan redigera taggen som vilken text som helst!
That's it! Om du vill förhandsgranska allting, klicka på "<< ABC >>" och navigera genom databasen med hjälp av de olika blåa pilarna. I det vita lilla fältet visas aktivt ID.2024-04-23" />